Inkoop opdrachten

Door het hanteren van een lijst van geïnteresseerde in inkoop opdrachten wordt het voor VRNHN mogelijk om leveranciers te selecteren op basis van eerder gedane opdrachten voor VRNHN of andere veiligheidsregio’s. Ook hoeft door het gebruik van deze methode de geschiktheid van leveranciers niet bij iedere opdracht opnieuw te worden bepaald. Hierdoor tracht VRNHN de administratieve lasten voor zowel leveranciers als VRNHN te beperken. Onderstaand licht VRNHN toe hoe u zich kunt aanmelden en hoe toelating tot de lijst met geïnteresseerde in inkoop opdrachten werkt.

Zzp en midden- en kleinbedrijf

Alle geïnteresseerden zijn welkom om zich in te schrijven. VRNHN nodigt in het bijzonder midden- en kleinbedrijven en zzp'ers uit om mee te dingen naar tijdelijke inkoopopdrachten. Elk inkooptraject geldt als losse opdracht, die VRNHN middels deze methodiek wegzet. Voor de lijst met geïnteresseerde hanteren wij een maximum van 5 actieve deelnemers. Dit is gestoeld op de gedachtegang dat bij een Meervoudig onderhandse aanbesteding (MVO) 3-5 uitvragen wordt voorgeschreven, en de maximale opdrachtwaarde voor deelnemers binnen de MVO-aanbestedingsdrempel ligt. 

De lijst van geïnteresseerde leveranciers wordt ingericht op de vakinhoudelijke kennis van de deelnemer in combinatie met ervaring bij én vanuit VRNHN of soortgelijke organisaties. 

Werking

VRNHN biedt tijdelijke inkoopopdrachten aan bij álle actieve deelnemers. Wanneer er dus één opdracht is, wordt deze in principe bij alle deelnemers aangeboden. Hierbij wordt gekeken én besproken welke deelnemer kwalitatief het meest geschikt is: de beste ‘match’ wordt in overleg gezocht. Hierbij houdt VRNHN rekening met:

  • andere opdrachten die de deelnemers bij andere opdrachtgevers heeft lopen, en de door VRNH gevraagde tijdsinvestering;
  • vakinhoudelijke kennis of ervaring over het onderwerp van de aanbesteding zelf.

Kwaliteit boven prijs

Om de gunning op de beste ‘match’ (kwaliteit) plaats te kunnen laten vinden, is het noodzakelijk tijdens het moment van opdracht aanbieding géén discussie is over prijs. Om die reden worden voorafgaand aan toelating tot de lijst met de deelnemers vaste prijzen afgesproken voor de opdrachten.

Voor 2025 zijn de prijzen als volgt (exclusief BTW):

  • Meervoudig onderhands inkoop opdracht € 11.500,-
  • Europees (openbaar) inkoop opdracht € 14.500,-
  • Complex Europees (openbaar) inkoop opdracht € 16.500,-

Jaarlijks worden nieuwe prijsafspraken gemaakt met de actieve deelnemers, waarna deze prijzen op deze website worden aangepast. VRNHN biedt hiermee vooraf transparantie over de prijs. 

De opdracht soort Complex Europees (openbaar) omvat een Europese aanbesteding welke duidelijk méér vergt van de leverancier dan een reguliere aanbesteding. Dit kan zijn: aanvullende marktconsultatie bij de aanbesteding of een aanbesteding met meerdere aanbestedende diensten of meerdere percelen.

De prijs per opdracht is een fixed fee. Hiermee bedoelt VRNHN dat de afgesproken prijs vast staat voor de totale duur van de opdracht, er géén extra kosten aan VRNHN berekend kunnen worden en de prijs inclusief reis- en eventuele verblijfkosten is. 

Voor dit bedrag dient een leverancier dus een volledige inkoopopdracht te doorlopen: van inventariserende gesprekken aan de start ter voorbereiding van een opdracht, eventuele testdagen en/of een schouw, tot aan de contractondertekening. Hierbij zijn onze eigen inkopers in beperkte mate faciliterend: de deelnemer is kartrekker, samen met de projectleider van VRNHN. VRNHN stelt haar eigen set van standaard aanbestedingsstukken, contracten en inkoopvoorwaarden ter beschikking indien dit gewenst is. 

Bij elke inkoop opdracht stelt onze inkoper een start- en gunningsdocument op. Een aanbesteding wordt niet gestart of gegund zonder intern akkoord vanuit VRNHN. 

Registreren en aanmelden

Wilt u zich aanmelden voor de inkoop opdrachten? U meldt zich eenvoudig aan in drie stappen:

  1. U stuurt een mail naar inkoop@vrnhn.nl;
  2. Titel van uw mail dient te zijn aanmelding voor inkoopopdrachten;
  3. U stuurt uw kennis en ervaring mee met uw aanmelding.

Na uw aanmelding, krijgt u bericht om kennis te maken en te zien of er een ‘match’ is, en u tot de Flexibele schil Inkopers toetreedt. Bij toelating dient deelnemer een VOG met minimaal screeningsprofielen/functieaspecten 12 met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan en 53 beslissen over offertes (het voeren van onderhandelingen en het afsluiten van contracten) en het doen van aanbestedingen te overhandigen, welke niet ouder is dan 6 maanden.

Toetsing voor toelating lijst inkoop opdrachten

Geschiktheid van een geïnteresseerde vindt plaats op de volgende gunningscriteria:

  1. Vakinhoudelijke kennis van de kandidaat: doorloopt u momenteel actief aanbestedingen, houdt u uw kennis bij door het volgen trainingen/opleidingen, of heeft u dat alleen in het verleden gedaan? Een actieve geïnteresseerde heeft de voorkeur boven een geïnteresseerde die niet (meer) actief is;
  2. VRNHN specifieke kennis van de kandidaat: hoeveel kennis heeft u van VRNHN of een met een vergelijkbare organisatie? Gezien de aard van onze dienstverlening heeft het de voorkeur dat u kennis of ervaring heeft met onze 24/7 dienstverlening. Deze kan uiteraard ook worden opgedaan gedurende de actieve periode in de Flexibele schil Inkopers.

Klachten

Een inschrijver die klachten heeft over VRNHN of de handelswijze (een handelen of nalaten) van VRNHN in het kader van deze flexibele schil, kan zijn klachten voorleggen aan het Klachtenmeldpunt van NIPV: klachtenmeldpunt.aanbestedingen@nipv.nl.