Sandra (49): ‘Thuiswerken meer omarmd dan verwacht’
Sandra Koning (49) is directielid bij accountskantoor NBC Eelman, met vestigingen in Den Burg (Texel) en Den Helder en met zo’n 45 medewerkers in dienst. Thuiswerken gebeurde tot de eerste lockdown in maart vorig jaar alleen als het niet anders kon. Nu is het de normaalste zaak van de wereld.
Als het om thuiswerken gaat, keek ze aanvankelijk best even haar ogen uit, bekent Sandra Koning, toen ze in 2011 de overstap maakte naar NBC Eelman. “Ik kom uit de bankwereld en daar was vanaf 2000 al sprake van een gestage beweging richting het thuiswerken. Bij banken is het al jaren een normaal fenomeen. In de accountancy gebeurde het tot de corona-uitbraak mondjesmaat. De pandemie heeft in die zin wel iets geforceerd.”
Met haar mededirectieleden staat ze er positief tegenover. “We hadden aanvankelijk wel vraagtekens, want het gaat om meer dan alleen een internetverbinding. Bedrijfsvoering, organisatie en bedrijfscultuur spelen ook een belangrijke rol en wij opereerden tót de coronacrisis volledig vanaf kantoor. In het begin ging het thuiswerken dan ook echt met vallen en opstaan. Volledig gedigitaliseerd waren we bijvoorbeeld nog niet. We hebben dat in eerste instantie opgelost door een van de jongste medewerkers heen en weer te laten rijden met klantstukken tussen de beide kantoren en van de kantoren naar de woonadressen van onze medewerkers. Tegelijkertijd zijn we als de wiedeweerga administraties, documenten en stukken gaan scannen om ze digitaal toegankelijk te maken.”
Inmiddels heeft de coronaperiode dwars door de onderneming tal van nieuwe inzichten gecreëerd. Sinds de eerste lockdown zijn de directie-, vaktechnische- en afdelingsvergaderingen digitaal. Klantgesprekken gebeuren waar mogelijk online en alleen als het niet anders kan op kantoor. Een niet onbelangrijk aspect was ook dat online cursussen beschikbaar kwamen, die het mogelijk maakten de in de accountancybranche verplichte educatie- en studiepunten te halen. Sandra Koning noemt het laatste zelf een ‘eye opener’. “Dat is ook écht iets waarvan ik zeg: van mij mag dat straks zo blijven. Het scheelt ongelooflijk veel reistijd.”
Nog een eye opener: binnen het accountantskantoor wordt het thuiswerken een jaar na de gedwongen invoering veel nadrukkelijker omarmd dan ze had verwacht. “Een deel van het personeel wil inmiddels ook graag dat het in de toekomst mogelijk blijft. Dat heeft veel te maken met de voordelen die veel collega’s ervaren. Thuiswerken brengt een bepaalde efficiëntie met zich mee. Het is over het algemeen rustiger en dat leidt tot meer productiviteit.”
Hoewel het formeel door de voltallige directie moet worden bekrachtigd, is ze ervan overtuigd dat NBC Eelman het thuiswerken ook ná corona blijft faciliteren. “Over de vorm en mate waarin moeten we het nog hebben, maar dat we er mee doorgaan staat wel vast. Ik denk dat we gaan toewerken naar een mix, een situatie waarin de collega’s die dat willen een aantal dagen per week thuiswerken en een aantal dagen op kantoor.”
Dat het kan, heeft het afgelopen jaar meer dan bewezen. Daarin bleef een minimale kantoorbezetting gehandhaafd – een medewerker per afdeling – en werden relatieve terra incognita als beeldbellen en online vergaderen in hoog tempo de nieuwe standaard. “En wie zijn wij om ervoor te gaan liggen als medewerkers er zelf om vragen?”, zegt Sandra Koning. “Wie wil geen tevreden personeel? Ik zie veel voordelen. Mensen die lekkerder in hun vel zitten, happy zijn met én in hun baan. Dat is een groot goed wat mij betreft. Dat het ook een hoge mate van efficiency met zich meebrengt maakt het alleen maar nóg meer een win-win.”
Tegelijkertijd legt het bedrijf medewerkers die straks tóch liever op kantoor blijven werken geen strobreed in de weg, zegt ze. “Thuiswerken is iets wat we faciliteren. We leggen het niet op. Een deel van de mensen werkt om uiteenlopende redenen nu eenmaal liever op kantoor en vindt het communiceren vanuit de thuisomgeving met collega’s en de zaak soms ook ongemakkelijk. Toen we afgelopen jaar merkten dat een deel van de collega’s het gevoel kreeg in een soort isolement te raken, zijn we om die reden ook wat actiever gaan rouleren met de kantoorbezetting.”
Als directielid heeft ze de switch naar thuiswerken zelf beperkt gemaakt – zij het vooral uit praktische overwegingen. “Ik woon op 200 meter van ons kantoor in Den Burg. Daarbij komt dat een van mijn taken het aansturen van de organisatie is en in die zin is het handig als ik aanwezig en aanspreekbaar ben. Een voordeel daarvan is dat ik vanaf mijn werkplek met eigen ogen heb kunnen volgens hoe het thuiswerken zich gestaag ontwikkelde tot een meer dan volwaardig alternatief voor onze traditionele manier van werken. Ik was aanvankelijk zelf ook best sceptisch of we de slag konden maken. Maar het was vooral een kwestie van structureren en gewenning. Ik ben helemaal overtuigd.”