Esmee (26), vergunningverlener Hollands Kroon: ‘Dit is voor ons een volwaardig alternatief’

Toegegeven: ze heeft het gemakkelijker gehad dan sommige collega’s. Geen schoolgaande kinderen die maandenlang thuis moesten blijven, bijvoorbeeld. Ze kon zich op de normale tijden gewoon concentreren op haar werk en dat maakte veel verschil. Tegenwoordig vindt ze het vooral “erg fijn dat dingen sneller klaar zijn, simpelweg omdat je veel minder wordt gestoord. Aan de andere kant kun je zelf ook niet even bij iemand binnenlopen om iets te vragen. En omdat de agenda’s van iedereen heel vol zitten, werkt bellen ook niet altijd. Als we elkaar willen spreken, maken we beeldbelafspraken via Microsoft Teams.”

Terugblikkend vindt ze dat iedereen ruim een jaar geleden relatief snel zijn weg vond in de nieuwe realiteit. “Thuiswerken kon. Technisch was dat al lange tijd volledig gefaciliteerd en we werkten al plaats- en tijdonafhankelijk, met onze eigen mobiel en laptop. Het verschil was dat we het in coronatijd niet meer regelmatig op kantoor deden. En dus zaten we niet meer bij elkaar, maar allemaal op een andere plek. In die setting hebben we als team - we zijn zes man sterk - vrij snel de draad opgepakt. In het begin was het wennen en wisten we niet hoelang het ging duren. Toen duidelijk was dat het niet voor een paar weken was en ook Teams werd uitgerold om te kunnen beeldbellen, hadden we het vlot voor elkaar.”

Afspraken

Zo werden afspraken gemaakt voor digitale teamvergaderingen en zijn Esmee en haar collega’s om toerbeurt aanspreekbaar voor vragen van inwoners. “Elke werkdag zijn we tussen acht en vijf uur bereikbaar, soms ook wel buiten kantoortijden. We werken tenslotte plaats- en tijdonafhankelijk. Kun je ‘s morgens even niet werken, dan is dat geen probleem. Je kunt ook op avonden werken of dagen dat je normaal gesproken vrij bent. Dat is heel flexibel in te delen. Als je je team maar op de hoogte houdt en afspraken erover maakt. Zo zorgen we ervoor dat de telefoon altijd wordt opgenomen.”

De beginmaanden waren een grote ontdekkingstocht. Voor de medewerkers van de gemeente, maar ook voor de gemeente als werkgever, zegt ze. “Iedereen was zoekende. Hoe pakt dit uit? Wat werkt? Wat werkt niet? Het was improviseren geblazen. Later kwam er meer structuur en kwam er bijvoorbeeld ook meer oog voor de situatie thuis. We hebben toen allemaal een bepaald budget gekregen als bijdrage voor het inrichten van een thuiswerkplek. Ook mocht iedereen zijn vaste reiskostenvergoeding houden tot begin dit jaar, toen de thuiswerkvergoeding werd ingevoerd.”

Livestream

Bijpraten gebeurde en gebeurt via e-mails, waarin de directie de medewerkers op de hoogte houdt van de situatie en van wat werd en wordt verwacht. “De frequentie was aan het begin van de coronacrisis best hoog, maar de laatste maanden zijn het meer updates. Logisch ook, er verandert de laatste tijd niet zoveel aan de maatregelen en dus blijft intern veel hetzelfde. Thuiswerken blijft het devies en onze dienstverlening blijft ook nog aangepast.”

Er zijn veel (digitale) contactmomenten. “We hebben elk jaar een bijeenkomst met al het personeel. Die is de laatste keer jaar gehouden via een livestream met een digitale borrel achteraf. Daarnaast ontvangen we maandelijks een thuiswerkjournaal, waarin van alles wordt verteld over onderwerpen uit de begroting waar een of meerdere teams mee bezig zijn. Ook is er HK Flits, waarin de directie ons informeert over ontwikkelingen en gemeentebesluiten en verder vertellen collega’s periodiek over hun collegevoorstellen of onderwerpen waarmee ze bezig zijn. Dat gebeurt via een Teams Livegebeurtenis, waarbij alle collega’s kunnen meekijken en vragen kunnen stellen. Eenmaal per maand tenslotte is er een koffiemoment. Iedereen kan dan informeel in gesprek met het directieteam.”

Als de coronapandemie volgens haar iets heeft aangetoond, dan is het dat thuiswerken binnen de gemeentelijke organisatie van Hollands Kroon voor alle medewerkers een volwaardig alternatief is. “Het werkt en dat wordt organisatie-breed ook zo gevoeld. Corona heeft in dat verband iets ‘geforceerd’ wat al lang kon, maar nog lang niet iedereen deed.”

Inzichten

Ook zelf heeft ze nieuwe inzichten opgedaan. Zo bevalt het thuiswerken “veel beter dan ik had verwacht”, zegt ze. “Vooral het geconcentreerd en ongestoord kunnen doorwerken vind ik een groot voordeel. Maar ik zie fulltime thuiswerken wel als iets tijdelijks. Daarvoor mis ik de sociale contacten te veel: de verhalen over wat mensen meemaken, ook buiten het werk. We hebben wel Yammer, een soort intern Facebook, maar dat zie ik niet als volwaardige vervanger. Daarop lees je nu ineens dat een van je collega’s is bevallen, terwijl je niet eens wist dat ze in verwachting was. En dat komt doordat je mensen met wie je werkinhoudelijk niet direct te maken hebt nu niet tegenkomt. Daarom zie ik een combinatie van werken thuis en op kantoor, zoals de gemeente het ook voor ogen heeft, als ideaal: vergaderingen, cursussen en presentaties op kantoor en de dagelijkse werkzaamheden thuis. Mij klinkt dat als muziek in de oren.”